欠席者・非選択者処理

まず「クラスと出席番号」は4桁でマークさせた、と仮定します。1組1番なら「0101」です。

マーくんの分析データファイルからもって来た「0101」などのデータは、Excelででは文字列と認識されますので、数値に変換しておきましょう。

まず変換する文字列をドラッグして選択します。次にExcel上部メニューから「データ」を選択し、「区切り位置」をクリックします。マーくんのデータは区切り文字で区切られているのでそのまま「次へ」

「’」を選択し「次へ」をクリックします。

このままで「次へ」

数値に変換されました。

連続する文字列を入力して選択、セルの右下をクリックして引っ張ると連続したデータが入力されます。

次に関数VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)を使います。

検索値はA列。範囲つまり検索する表はF2からG9です。表の左上から右下の対角にあたるセルを指定します。

検索値A列と範囲の最も左つまりF列とを比べ、合致した場合データを取り出したいのは範囲の2列目G列です。

近似値では困るので検索方法は合致、FALSEとします。セルC2に「=VLOOKUP(A2,F2:G9,2,FALSE)」と記入します。「=」は数式や関数に用いる記号です。これをC列に適応するため、選択して右下を引っ張ります。

エラーが出てしまいました。理由は「検索値とともに参照する表も動いてしまっているから」です。確認してみましょう。

見事にズレています。ずらさないためには絶対記号「$」を付けます。

範囲の部分を「$F$2:$G$9」とするとズレません。

ところが困った事にエラーが出てしまっています。欠席者や非選択者がいる場合には一致するデータがないので関数VLOOKUPはエラー値を返します。

これは成績処理の邪魔なので、出来れば空白や「0」にしたいところです。

ここでは関数IFERROR(値,エラーの場合の値)を使います。関数VLOOKUPの値がエラーならば「””」つまり空白にしてみましょう。

=IFERROR(VLOOKUP(A2,$F$2:$G$9,2,FALSE),””)

「0」にしたい場合は「””」を「0」にかえればOKです。この右下をクリックして引っ張ります。

成功ですね、これで欠席者や非選択者データを自動的に除外できるようになりました。実際やってみると出席番号の記入ミスがあったりで、すんなりとはいきませんが手作業で確認するよりは効率がよいでしょう。

関数VLOOKUPの書式はほぼ変わりませんが、Excelの「,　コンマ」が「;　セミコロン」に代わります。

「=VLOOKUP(A2;$F$2:$G$9;2;0)」検索方法は「0」になっていますが、完全一致「FALSE」と同じです。

Excelの書式でも「FALSE」を「0」に置き換えても大丈夫です。